OnBase
























ECM

ECM

Proporciona la gestión de los documentos, informaciones y contenidos a nivel departamental o corporativo. Integrado con las aplicaciones existentes le ayuda a reducir, incluso eliminar, las tareas costosas y redundantes. Diseñado para unir los procesos del negocio, las aplicaciones y los departamentos.

Anotaciones electrónicas.
Documentos faltantes en expedientes.
Referencias cruzadas de documentos.
Capacidad de búsqueda de los documentos.
Modalidades de Consulta.
Trazabilidad completa en todos los procesos.
Interface de usuario de consulta.

workflow

Facilita la automatización de procesos de negocio de acuerdo a reglas definidas, garantizando y validando que se cumplan las políticas y procedimientos internos, aplicando características de configuración gráfica, lógica alternativa de direccionamiento, calculo automático de criterios, reunión, notificación simultánea, equilibrios de Carga, confección de informes y direccionamientos Ad-Hoc.

Elementos del Sistema de Workflow:

Herramienta gráfica de diseño.
Definir Ciclos de Vida.
Colas de trabajo.
Sistemas de Trabajo.
Tareas personalizadas para cada usuario.
Sistema de Alertas, Notificaciones.
Estados.
Reglas (manuales y/o automáticas).
Acciones (de usuario y/o del sistema).
Enrutar documentos.
Generar carpetas virtuales de trabajo.

formularios electrónicos

Convertir estos documentos en formularios electrónicos permite eliminar costoso procesos de búsquedas de papeles, incluirlos en los procesos workflow y relacionarlos con otros documentos.

E-Forms ayudan a reducir el uso de papel asociado a escanear o importar formularios basados en papel. Junto con OnBase Workflow, la presentación de un formulario electrónico puede provocar un flujo de trabajo. Si un formulario electrónico se inicia desde un sitio web externo (web, intranet, etc.) se lleva a cabo el mismo proceso.


SAP

La solución de integración de Onbase con SAP:
 Mejora la eficiencia permitiendo a los usuarios acceso a la documentación relacionada con la transacción directamente desde SAP.
 Elimina tareas repetitivas, búsqueda de documentos, usar dos sistemas, etc. Reduce costes automatizando procesos, creando transacciones directamente desde Onbase, integrando la captura en el proceso, eliminando accesos a SAP innecesarios (Licencias).
 Reduce el tiempo de proceso dejando a OnBase que gestione parte del proceso previo a SAP.

Componentes que proporciona la integración:

Conector SAP ArchiveLink
Automatización de procesos para SAP (Business Process Automation)
WEBSERVICE para SAP
BARCODE import
Print List y Data Archive para usar con SAP ArchiveLink
Imaging IViews

OCR

OCR

Advanced Capture (facturas y otros documentos)

Posibilita la extracción inteligente de los datos existentes en los documentos papel, PDF y otros, para asociarlo a los documentos ingresados en OnBase. Para documentos estructurados y no estructurados como facturas de proveedores, albaranes etc…

El objetivo final es que los datos se transfieran de forma automatizada y sin que el usuario deba intervenir. Para ello el sistema va aprendiendo a reconocer los datos relevantes de cada documento, formato o proveedor.

La identificación es totalmente flexible y el sistema de captura va generando los formatos necesarios sin necesidad de que el usuario realice ningún tipo de plantilla.

Extrae los datos que se han definido necesarios tales como números, fechas, códigos, importes, cantidades, etc.

OCR Fulltext

Módulo de OCR Batch, los documentos digitalizados y que así se considere, se podrá realizar proceso de OCR a texto completo del contenido de los documentos, que será almacenado en el sistema, para su posterior uso en procesos de consulta. De este modo, podremos consultar, no solo por los descriptores (campos clave) definidos, sino por el contenido de los documentos.

Microsoft Outlook

Permite gestionar todo el flujo de correo electrónico tanto de entrada como de salida, tanto del mensaje de cada correo como de los archivos adjuntos.

Esto se puede realizar de varias formas:

Automatizada, facilitando su indexación por las configuraciones realizadas
Manual, permite la seleccionar que elementos son objeto de tratamiento
Realiza las acciones de Almacenamiento y Recuperación desde la herramienta de correo, con la del Sistema
Hay usuarios cuyos entornos de trabajo son específicos, por ejemplo el correo electrónico. Workflow desde el propio correo, sin necesidad de entrar en interfaz cliente de Solución.




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