Sistematización del proceso de facturas de proveedores

Sistematice las cuentas por pagar y obtenga visibilidad completa de los gastos.










Avanzir optimiza el proceso de verificar e introducir facturas de proveedores y obtener aprobación, sin intervención manual y con workflow electrónico –ayudando a su compañía a ahorrar un tiempo vital y costes, al tiempo que mejorar las relaciones con sus proveedores.



Automatice o sistematice el proceso de facturación de sus proveedores con las soluciones de Avanzir, con las que les permitirá homogeneizar y hacer más eficientes los procesos de recepción, validación, contabilización y aprobación de facturas. Con esta solución su compañía podrá contar con un sistema automatizado o sistematizado de gestión de facturas a proveedores, aumentando el control y seguimiento de procesos claves, reduciendo el número de errores y reclamaciones, mediante la definición de reglas y el re direccionamiento de las incidencias a quién mejor puede atenderlas.


Optimice las operaciones de proveedores

Obtenga los estados de las facturas, verifique los números de pedidos, realizando el envío, revisión y aprobación de facturas.

Minimice los costos y mejore la productividad

Reduzca de manera significativa el procesamiento manual, el riesgo de error, el costo de procesamiento y el tiempo de consultas internas y externas sobre facturas específicas.

Total control y visibilidad

Obtenga una sola vista central de los pedidos, facturas y pagos, desglosando información relevante, supervisando el estado, la notificación y el historial.



Controle los procesos financieros

Clasifique, transfiera y ordene sus facturas automáticamente de manera correcta, detectando facturas duplicadas.

Mejore el flujo de caja

Beneficie su compañía de descuentos por pronto pago, optimizando los flujos de trabajo con recordatorios y reduciendo el ciclo de pago a sus acreedores.

Cuente con garantía en su cumplimiento a tiempo

Implemente un proceso de acreedores gestionado y basado en reglas empresariales preconfiguradas, dando cumplimiento a normativas regionales, nacionales e internacionales.



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Seis razones por las cuales CP está perdiendo dinero (y cómo solucionarlo)

 

Cinco minutos perdidos aquí, un descuento perdido allá. No parece que esas pequeñas cosas hagan una gran diferencia. Pero súmelas y verá que CP está perdiendo efectivo y que las organizaciones están perdiendo mucho dinero ahora cuando cada dolar cuenta.

Estas pérdidas pueden ser rastreadas directamente mediante procesos manuales basados en papel. Incluso, con un gran sistema como SAP, las organizaciones todavía batallan con papel todos los días. SAP maneja fácilmente los datos financieros y operacionales de las grandes operaciones descentralizadas, pero no puede manejar los documentos de soporte.



  Pasivos no registrados:

  Existe un vacío entre el momento en que una factura llega y cuando CP puede registrarla en el sistema. Esto significa que es casi imposible para CP conocer los pasivos exactos en un momento dado, y esto conlleva a que las decisiones financieras sean de más riesgo.

  Facturas duplicadas:

  En el mundo del papel, los proveedores envían las mismas facturas a muchos sitios y departamentos, luego las facturas son copiadas para enviarlas a través de diferentes procesos. Esto genera tener más de una vez la misma factura y las posibilidades de que esa factura sea pagada dos veces es mayor, haciendo que el dinero de CP se pierda.

  Alto costo por factura:

  Procesos lentos, pagos dobles, descuentos perdidos, multas por pago tardío. Todo esto se suma y hace que el costo de la factura sea mucho más alto. Al bajar el costo por factura, las organizaciones hacen un mejor uso del efectivo que ya tienen, especialmente en momentos apretados y donde es menos el dinero que está entrando.

  Servicio al cliente lento:

  Cuando el personal de CP tiene que buscar a través de carpetas de papel o buscar facturas en otros escritorios, el servicio al cliente sufre. Cuando los proveedores preguntan dónde se encuentra su pago, la respuesta puede tomar mucho tiempo y esto hace que ellos se sientan frustrados.


  Pérdidas de descuentos temprano:

  Los descuentos temprano son simplemente opuestos a la pérdida del efectivo. Parece que fuera poco, pero todo junto hace que sea un ahorro grande. Con el registro de pagos tempranos, CP mejora la relación con los proveedores y se mejoran los términos del contrato.

  Penalidades por pagos tardíos:

  El problema con las penalidades por pago tardío es claro: CP está perdiendo más capital por la misma cantidad de bienes o servicios. Sin embargo, hay un segundo problema. La pérdida de efectivo es compuesto cuando CP pierde la oportunidad de conseguir mejores términos de contrato que mejoren lo fundamental a un largo plazo.


Para parar las pérdidas y tener más dinero, las organizaciones deben eliminar el papel en CP (facturas, órdenes de compra, listas de empaque, etc.) y automatizar los procesos manuales. Con la administración de documentos, el departamento de CP captura los documentos electrónicamente tan pronto como llegan, vía correo, fax, transferencia EDI, correo electrónico y más, de tal forma que esos documentos están disponibles inmediatamente para el procesamiento automatizado.


Esta administración de documentos, automáticamente enruta los documentos a los procesos de aprobación, acelera los pagos y le permite a las organizaciones saber exactamente dónde se encuentran todos los pagos en un momento dado. Agregando valor a su entorno habitual de trabajo (SAP, Navision, Axapta, BaaN...), los documentos electrónicos permanecen atados a el. Los usuarios solo hacen doble clic y todos los documentos relacionados a la pantalla de su entorno habitual de trabajo (SAP, Navision, Axapta, BaaN...) se abren.