Gestión documental

Único repositorio para todos sus contenidos.
Accesibilidad, control, distribución y comunicación a colaboradores externos e internos.

Cualquier organización tiene cada vez más facturas, emails, informes, cartas, imágenes, etc. Archivar todos estos documentos se ha convertido en un problema. Encontrarlos después puede volverse una pesadilla. Por lo tanto, acceder a la información que se necesita en su preciso momento es una tarea compleja. Y encima, todo este feo y engorroso proceso cuesta mucho dinero. Entonces, ¿qué hacer con tantos documentos?

Un gestor documental soluciona estas y otras dificultades, permitiendo mejorar los procesos documentales, reducir costes, mejorar la seguridad documental, ayudar en la innovación y mejorar la productividad de la organización.

Nuestras soluciones de gestión documental cumplen con los requerimientos más exigentes en cualquier ámbito, proporcionando un entorno sencillo para el usuario, y eficaz para la gestión.

Gestionar, controlar, distribuir y compartir..., cualquier tipo de documento digital y/o electrónico


Plataforma escalable, la cual se puede adecuar tanto a pequeñas, medianas y grandes empresas sin importar el volúmen de documentos del que se trate ni el formato en el que se encuentre.


CALIDAD

     Normativas
     Manuales
     Procedimientos
     Protocolos
     Instrucciones
     Fichas técnicas
     Otros

ADMINISTRATIVOS

     Facturas
     Albaranes
     Seguros sociales
     Notas de departamento
     Resúmenes
     Memorias
     Otros

COMPRAS

     Referenciales proveedores
     Referenciales tarifarios
     Folletos comerciales
     Formularios de Reclamación
     Otros

RRHH

     Procedimientos de contratación
     Documentos jurídicos
     Documentos personales
     Permisos
     Otros

OTROS DEPARTAMENTOS








etc...




"Dinámica y flexible", adaptándose a sus necesidades documentales


Seguridad de trabajar en la última versión de un documento a la que tenga privilegio de acceso, identificar los documentos relacionados...

RELACIONES AUTOMÁTICAS

Podrá identificar de forma rápida y sencilla aquellos documentos relacionados con su principal, así como detectar qué documentos están pendientes de llegar.

FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

Convertir los documentos en formularios electrónicos permite eliminar costosos procesos de búsquedas de papeles, incluirlos en los procesos workflow y relacionarlos con otros documentos.

NOTAS ELECTRÓNICAS

Agregar, ver, editar y borrar notas electrónicas en los documentos.





VERSIONES DE DOCUMENTOS

Modifique un documento y guárdelo como una nueva versión. Se asegurará de que la versión de trabajo de los usuarios es la última publicación. También podrá visualizar las versiones anteriores para tener un historial de los cambios realizados.


GESTIÓN DE EXPEDIENTES

No es un documento aislado, sino que tienen la única visualización.

GESTOR DE CASOS

Centraliza toda la información relacionada con un caso y ofrece a los usuarios todas las herramientas que necesitan para resolver un problema, gestionar una reclamación, completar una solicitud de servicio o facilitar la incorporación de un empleado.


ENTORNO DE USUARIO PERSONALIZADO

Poder personalizar los entornos de usuario para evitar el navegar por la aplicación, sino ir directamente a la acción que se precise en ese momento.

CONSULTAS PERSONALIZADAS

Poder crear consultas personalizadas adaptadas a las necesidades del usuario.

Acceder a los documentos desde el entorno habitual de trabajo

Trabaje desde sus aplicaciones, no tiene que aprender un programa nuevo y sin necesidad de desarrollos

 



Desde su entorno habitual de trabajo, Word, Excel, correo electrónico, Navision, Axapta, SAGE, SAP u otras aplicaciones, se puede acceder a todos los documentos e intervenir en tareas y procesos, sin necesidad de desarrollos. Potenciamos sus aplicaciones de negocio y las dotamos de mayor funcionalidad, facilitando la toma de decisiones, con toda la información necesaria accesible mejorando la calidad en la gestión.


Máxima integración con entorno SharePoint, Webparts, acceder desde SharePoint a nuestros contenidos de gestión electrónica documental...





¿Qué obtenemos?


Trazabilidad total en todas las acciones que los usuarios realizan en la gestión de documentos, “Cuadros de mando” que presentan los datos de negocio correspondientes, personalizados utilizando tablas, gráficos, cuadros , mapas..

  • Permisos y privilegios de acceso a los documentos a los cuales tiene derecho
  • Trazabilidad en todas las acciones tanto documentales

  • Gestión y control en las acciones de workflow

  • Repositorio unificado

  • Cuadros de mando, reportes, obtención de indicadores

Servicios documentales






Tipos de instalación



En sus instalaciones

Aquellas organizaciones que por política interna desean mantener en sus instalaciones tecnológicas todo el software que utilizan, también pueden contratar una instalación en su CPD.



En la Nube

Al considerar sus opciones de ECM, debe considerar si desea manejar su propia infraestructura y software, o si prefiere subcontratar este servicio mediante una solución basada en la nube. La respuesta depende de una variedad de factores que serán únicos a su empresa.





Mucho más que gestionar documentos

¿Necesita más? Avanzir no es sólo es un servicio de gestión de documentos. También da soluciones de control de flujos de trabajo y colaboración y almacenamiento en la nube. Eche un vistazo al resto de sus características:


Workflow Avanzir Cloud