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La Gestión Documental es soporte básico en el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas internacionales de la familia ISO 9001 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado.
El control de los documentos es un requisito que establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión de la calidad. Los distintos documentos del sistema definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el desempeño del sistema de gestión.
Las Soluciones de Avanzir son personalizables en función de los requerimientos y/o necesidades funcionales de cada organización, utilizando la Gestión Documental y la Automatización de Flujos de Trabajo (Gestión por Procesos), para el control de los documentos, el estado de los procesos y las tareas asociadas :
Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno de los documentos y la evidencia de la misma.
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua).
Mantenimiento del histórico de los cambios en los distintos documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación de las versiones/revisiones, actualizadas.
vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso. Distribución que permita que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades.
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos, títulos y códigos.
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema.
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.
