Automatización del proceso de facturas de proveedores

La solución de Avanzir de Facturas de Proveedores y Acreedores (FPAC), automatiza todo el proceso de gestión de facturas de proveedores, realizando de una forma transparente, que las diferentes fases que consta el proceso se realicen de una forma continuada hasta su contabilización final.

Aspectos más destacados de la Solución FPAC:

✓ Único sistema para el total de requerimientos de su proyecto.

✓ Disponibilidad de la información en cualquier punto del proceso.

✓ Trazabilidad completa de los estados de los documentos.

✓ Escalabilidad de la Solución FPAC.

✓ Personalización del proceso.

✓ Total Integración sus aplicaciones de negocio.

✓ Destrucción certificada de las facturas de proveedores.

Entrada documentos - Captura

Proceso inicial de FPAC, que realiza la captura de los diferentes documentos que recibimos por distintos canales de comunicación y en diferentes soportes de información, transformándolos en documentos electrónicos.

Digitalización (Documentos en soporte papel)


✓ Diferentes documentos: factura, albaranes y documentos anexos.

✓ Certificada (opcional) de la factura y posterior destrucción del documento original.

✓ Centralizada o descentralizada.

Procesamiento de Documentos (Digitalizados - Correo Electrónico)


Descarga automática de los documentos recibidos en las cuentas de correo.

Identificación automática e inteligente del proveedor, datos de la Factura/ Albarán (OCR).

Clasificación inteligente de los documentos, principal y anexos (OCR).

Extracción automática de los datos Cabecera, Líneas de detalle y Totales.

Video Corrección, para aquellos documentos que no alcanzan el nivel de confianza previsto. Quedan pendientes de revisión, a través una pantalla para completar los datos necesarios.

Validación de datos formatos electrónicos (protocolo EDI, FAX, XML, TXT, FTP,…)


Verificación de formatos, en función de los protocolos definidos.

Validaciones con la orden de compra o pedido, condiciones comerciales y de referencias internas.

Cuadres automáticos por volumen, descuentos, cantidad a nivel de línea y totales.

Gestión Documental

Las copias electrónicas de las facturas incorporan en el Sistema de Gestión Documental, asociándoles los campos clave que hayamos definido para su posterior consulta, todo ello de forma automática.

El sistema documental está disponible para almacenar todo tipo de documentos, albaranes, contratos, presupuestos, escrituras, proyectos, etc., y formatos. Seguridad de acceso y de gestión, sobre todos los documentos, en función de los privilegios que se hayan definido.

Entornos de consulta basados en web y móviles, fáciles de utilizar. Consultas personalizables de acuerdo a las necesidades funcionales de cada usuario. Exportación de los datos de los documentos seleccionados, para trabajar con otras aplicaciones.

Flujos de Trabajo

La misma acción automática, que ingresa los documentos en el sistema y le asigna las claves, desencadena el inicio de un flujo de proceso, o varios flujos de procesos de Revisión y Aprobación, Reclamación, No Conformidades, Distribución por Centro de Coste, Notificaciones y Alertas automáticas...

Cada organización tiene sus propias reglas de funcionamiento, por ello FPAC proporciona un entorno de diseño gráfico, en el cual se personaliza su propio proceso de "Facturas de Proveedores".

Este entorno de diseño, está disponible para toda la organización y/o departamentos, sin ninguna limitación o condicionante. Seguridad de acceso a los flujos de proceso, estado y tareas a realizar con los documentos. El usuario solo ve los estados en los que tiene privilegios para realizar tareas.

Disponibilidad, de la información que hemos definido como necesaria para realizar una tarea, desde cualquier punto del proceso. No es necesario que la información esté en el sistema documental, puede estar en sistemas de terceros.

Acceso a los flujos de proceso, desde las propias aplicaciones de gestión, financiera, contable, correo electrónico, Word…, o desde el portal del proveedor (sin necesidad de desarrollos adicionales).

Contabilización

Una vez realizado todo el proceso de verificación y aprobación, se traspasan los datos contables al área financiera del ERP o Sistema Financiero del Cliente. Este proceso de Contabilización, se desencadena de forma automática, desde acciones de Flujo de procesos o Workflow.

FPAC, nos permite modificar el orden en que necesitamos se realicen los procesos y sub-procesos, no necesariamente tiene que ser el establecido en el presente documento.

Informes y Obtención de Indicadores

FPAC ofrecen a cada usuario la información necesaria para llevar a cabo su trabajo diario, controlar su rendimiento, e identificar problemas y oportunidades cuando aparecen, convirtiendo así cada acción en más inteligente y estratégica.

Información que está siendo procesada en el circuito descrito: Facturas desbloqueadas para pago, Facturas en espera de validación, Facturas en espera de aprobación, Facturas por estado, etc.


¿Busca otros indicadores más específicos? AF le brinda varias opciones:

Módulo de Reportes

Estos informes y cuadros de mando se podrán personalizar, según necesidad del cliente

Dashboard

(Cuadros de mando) Visibilidad inmediata del estado del sistema (formatos gráficos, cuadros de mando, mapas...) Las funciones interactivas permiten a los usuarios supervise fácilmente el rendimiento y analice las tendencias en tiempo real.

Exportación de datos

A un modelo de datos conocido, para explotar esta información con sus propias herramientas

FPAC

No es un sistema de BBDD propietario, es modelo de datos abierto.