Servicios integrales

Digitalización de Documentos

La Digitalización es la primera fase en la implantación de la mayoría de los proyectos de Gestión Documental, iniciados con una Consultoría previa que identifique los requerimientos concretos de cada entidad.


Los procesos de digitalización permiten transformar la información en activos digitales, accesibles y seguros.


La captura digital se realiza mediante escáneres adecuados a cualquier soporte y tamaño, escaneando eficazmente cualquier tipo de documento con un sistema efectivo y de calidad.


10 razones para digitalizar su documentación:

1. Organizar el fondo documental.

2. Agilizar y controlar las consultas a los documentos.

3. Compartir y permitir la simultaneidad de usuarios consultando un mismo documento.

4. Mejorar la seguridad y la calidad de los datos.

5. Ahorrar en logística y transporte.

6. Optimizar la distribución de documentos.

7. Destruir los documentos innecesarios, considerados así tras su evaluación.

8. Adaptarse a la normativa vigente (LOPD, entre otras).

9. Aplicar un OCR especializado (convertir un documento escaneado en texto).

10. Integrar la digitalización resultante en un gestor documental.


La realización de distintas actividades en el tratamiento de la documentación (inventario, revisión, clasificación, preparación, etc.), como paso previo a la digitalización, facilitan el procesamiento de los documentos, preservan su integridad y optimizan el resultado final.


Como resultado final del proceso de digitalización se obtienen archivos digitales en formatos estándar (PDF, TIFF, JPEG, etc.).

Recogida en las instalaciones del cliente, apartado de correos, otros proveedores, etc.
Transporte
Recepción
Inventario
Clasificación
Preparación
Digitalización de documentos en función del tipo de soporte
Formatos de salida estándar (PDF, TIFF, JPEG, etc.)

Una vez digitalizado el fondo documental de una organización, el paso siguiente es implementar un Proyecto de Gestión Documental adecuado.

Digitalización de Documentos Históricos

En la línea de los servicios de Captura especializados sobresale la digitalización de documentación y cartografía histórica, con sistemas de captura específicos para bibliotecas, centros de documentación, Fundaciones o centros especializados con éste tipo de problemática.


Para la realización de éstos servicios contamos con scanners de última generación así como de herramientas que permiten mejorar la calidad de las imágenes obtenidas obteniendo unos resultados óptimos.

Digitalización en color o escala de grises de Documentación Histórica
Digitalización en alta resolución de Cartografía Histórica
Digitalización de negativos y placas fotográficas
Digitalización de documentación administrativa

Custodia de Documentos en función de cada proyecto

Custodia Física de documentos


Cada proyecto puede demandar acciones a realizar para la conservación de los documentos originales. Para ello Avanzir dispone de instalaciones y personal especializado en las tareas específicas en la manipulación de los documentos, tales como :


Inventario y Trasvase.
Referenciación.
Transporte.
Recepción.
Informatización.
Ubicación de la documentación.
Procedimientos de Consultas y Retornos.
Seguridad: Instalaciones – Identificación Personal – Contenedor de documentos.
Operativa Gestión interna de Consultas.
Retornos.
Expurgos.
Destrucción de documentos, certificada o no.
 
 

Custodia Electrónica


Cuando la seguridad sobre los documentos es un aspecto crítico del negocio, los sistemas deben garantizar que los documentos entregados a los usuarios no han sido manipulados.

La forma de garantizarlo es mediante técnicas de cifrado y de almacenamiento seguro.

En el momento en que los documentos son entregados al sistema, son firmados mediante un certificado digital y guardados en los almacenamientos configurados, de forma distribuida, redundante y segura.

En el momento en que un usuario solicita un documento para su distribución, consulta o cualquier otra operación, le informa que está firmado y puede de forma sencilla, comprobar la integridad del documento.

Integrado con otros sistemas o portales, facilita el cumplimiento a éstas funcionando como backoffice de custodia.

Garantiza la integridad y no vulneración de los documentos
Guarda los documentos en almacenamientos configurables, flexibles, distribuidos, con redundancia
Permite definir sistema jerárquicos del almacenamiento
Firma digital de los documentos mediante servidor, usando certificados estandar
Verificación sencilla de la integridad de los documentos
Facilita el cumplimiento de normativas
Permite su funcionamiento como backoffice de custodia para otras aplicaciones o portales