Digitalización Certificada Homologada por la AEAT


Ya se pueden eliminar las facturas en papel

En España, la Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite obtener copias digitales de las facturas con valor de original (lo que hace posible destruir la factura en papel). Para cumplir los requisitos que lo permiten, la entidad que lleva a cabo la digitalización debe utilizar un software homologado por la AEAT, y hacerlo cumpliendo su “Plan de Calidad” que tiene carácter contractual. El proceso implica la realización de firmas electrónicas (posiblemente cualificadas o reconocidas) y el manejo de sistemas de Timestamping, por lo que es necesario contar con un certificado electrónico apropiado.



El archivo digital, al no poder ser manipulado posteriormente, sustituye a efectos legales a la factura física; los archivos de papel se sustituyen con archivos digitales.



Beneficios que aporta la Digitalización Certificada:

Facilidad en los procesos de auditoría, mediante la accesibilidad y manejo inmediato de la información.
Mayor seguridad en la custodia de los documentos. Los documentos digitalizados cuentan con copias de respaldo que garantizan su perdurabilidad en el tiempo.
Menor probabilidad de falsificación, al incorporar la firma electrónica, la factura electrónica garantiza su autenticidad
Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
Procesos administrativos más rápidos y eficientes, evitando el riesgo de que algún documento pueda quedarse traspapelado.

Ventajas


Ahorro de costes, permitiendo que menos recursos sean capaces de gestionar más documentos.

Ahorro de tiempo

La digitalización certificada proporciona un ahorro general del tiempo invertido en la gestión documental.

Ahorro de costes

Hay diversos estudios de costes en el mercado que oscilan entre 7,88 € y 3 € por factura.

Ahorro en material de archivo

Uno de los beneficios más llamativos es el ahorro que supone la eliminación del archivo físico mediante la digitalización certificada.

Incremento de la productividad

Se ahorran directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.